Independentemente do setor de uma empresa, é certo que há bastante trabalho de escritório a ser feito, seja no atendimento ao público, seja na gestão financeira, seja no planejamento. Por isso, é importante encontrar formas de aumentar a produtividade da sua equipe para elevar a rentabilidade do seu negócio.

A forma como você faz isso pode variar de acordo com o seu contexto específico, mas há vários métodos que são aplicáveis a qualquer um. Com um pouco de orientação e de planejamento, você logo verá resultados melhores no seu time.

Para ajudá-lo a alcançar esse objetivo, listamos aqui algumas dicas práticas para aumentar a produtividade no escritório. Confira!

1. Estabeleça prioridades

Antes de pensar em distribuir tarefas, você precisa saber o que a sua empresa realmente busca alcançar. Não faltam exemplos de escritórios em que a ausência de um direcionamento claro leva a várias ações que não contribuem para a sua rentabilidade ou que prejudicam a convivência entre os colaboradores.

Sendo assim, o primeiro passo para aumentar a produtividade é estabelecer as prioridades do seu empreendimento. Defina quais são os valores da empresa, quais aspectos devem receber mais atenção e quais partes podem ser deixadas de lado diante de uma emergência.

2. Tenha reuniões de pauta

Manter a sua equipe bem alinhada é um passo importante para assegurar o seu desempenho. Quando não há um objetivo claro para todos, há boas chances de que cada um trabalhe em uma direção diferente. Quanto mais essa situação persistir, mais difícil será alcançar objetivos mais elevados.

Para evitar isso, o melhor a fazer é ter reuniões de pauta, que são encontros rápidos que ocorrem antes do dia de trabalho ou em um ciclo curto, geralmente semanal. Durante essa reunião, você determinará quais são as metas para esse período e quem ficará responsável por quais tarefas. Isso ajuda a manter o time bem, além de ser uma boa oportunidade para tirar dúvidas.

3. Promova a capacitação da equipe

O rendimento de uma equipe é diretamente proporcional ao nível de capacitação de seus integrantes. Quanto mais experiência e instrução eles têm em seus respectivos campos, mais facilmente podem cumprir as suas tarefas e entregar valor para os seus clientes. Sendo assim, se você quer aumentar a produtividade no escritório, precisa investir mais em seu time.

Há vários campos de habilidade que podem ser trabalhados. Existem aqueles específicos às funções dos seus colaboradores, como o uso de ferramentas e de processos, assim como aqueles mais gerais, como uma melhor comunicação e a organização do trabalho. Se você identificar alguma área na qual a sua equipe precisa de melhoria, vale a pena investir em treinamentos para cobri-la.

4. Ofereça e peça feedbacks

Uma cultura de feedback é um dos componentes fundamentais de qualquer empresa de sucesso. Essa é a melhor ferramenta para avaliar o seu progresso, identificar possíveis erros e corrigi-los. E, ao contrário do que alguns pensam, é uma habilidade que pode ser ensinada e exercitada dentro do ambiente de trabalho.

O ideal é que o feedback seja regular e rápido. Quanto mais imediato, mais fácil é identificar um problema e tomar a atitude correta. Além disso, é importante que essa seja uma via de mão dupla. Afinal, a opinião da sua equipe também é muito útil para encontrar problemas estruturais e identificar a melhor maneira de corrigi-los.

5. Defina uma rotina mais eficiente

Boa parte do desempenho da sua equipe é determinada pela sua rotina de trabalho — quais tarefas são produzidas, em que ordem e como elas se complementam ao longo do dia. Para aumentar a produtividade, é importante encontrar formas de extrair o máximo de efetividade de todos os colaboradores.

É fundamental pensar em quais tarefas se afetam mutuamente, se algumas dependem da conclusão de outras e como você pode reduzir o tempo ocioso, pois ele diminui a concentração e também implica perdas de produtividade. E, claro, inclua também intervalos regulares e tome cuidado para não sobrecarregar a sua equipe — isso sempre tem um efeito negativo em médio e longo prazo.

6. Utilize ferramentas de gestão

A tecnologia é uma forte aliada na produtividade de toda e qualquer empresa, inclusive na hora de gerenciar a sua equipe. Não faltam opções de ferramentas para facilitar a organização e a distribuição de tarefas, além de monitorar o trabalho do time e encontrar possíveis falhas em seu planejamento diário.

A escolha do sistema de gestão certo depende das suas necessidades específicas. Facilidade de uso, custo e funcionalidades são apenas alguns exemplos. Vale a pena pesquisar e comparar as opções para encontrar aquela que oferece a melhor relação entre custo e benefício para você e para os demais profissionais.

7. Otimize o uso do espaço

Algo que pode aumentar a produtividade, mas nem todos notam, é a forma como o espaço da sua empresa é organizado. A disposição de mesas e cadeiras, além da alocação de setores, pode pesar bastante na qualidade de algumas rotinas e, consequentemente, em seus resultados.

Mudar móveis de lugar, trocar algumas prateleiras ou mesmo rearranjar setores é uma das tarefas que podem não custar muito, mas ser altamente positivas para os seus resultados. Basta avaliar como certos espaços ajudam ou atrapalham determinadas tarefas e utilizar melhor os cantos mal aproveitados.

8. Invista em móveis e cadeiras mais confortáveis

Por fim, mas não menos importante, a qualidade dos móveis também pesa bastante no desempenho da equipe. As cadeiras, por exemplo, determinam a postura que o colaborador assume a maior parte do dia, o que afeta a sua saúde e o seu desempenho em longo prazo.

Mesmo que pareça algo superficial, você certamente nota quando o seu espaço de trabalho é prejudicial para o seu corpo, especialmente para a sua postura. Vale mais a pena investir em cadeiras e móveis mais confortáveis do que deixar que esses problemas de saúde gerem mais perdas de produtividade em médio e longo prazo.

Com essas dicas, você já tem um caminho para aumentar a produtividade em seu escritório. Desde uma melhor organização até um bom projeto com o uso de móveis e cadeiras mais adequados — todas essas melhorias levam a sua equipe a ser mais eficiente.

Fonte: Frisokar